Kanban.club: posts tagged ретроспектива

Проведение командной сессии по инструменту “5 пороков команды” по одноименному бизнес-роману П. Ленсиони

Fri, 19 Apr 2019 12:48:43 +0300

Инструмент “5 пороков команды” П. Ленсиони отлично помогает командам посмотреть как у них идут дела внутри, провести самодиагностику и выработать шаги по повышению эффективности командной работы.

ВАЖНО:

Проводится опытным Scrum-мастером/Agile-коучем, который знает и понимает как работать с командной динамикой и умеет управлять конфликтами.
Рассчитана на зрелую Agile-команду численностью не более 12 человек.
Первая встреча выездная на 1 день, далее уже в формате ретроспектив

Шаги до встречи:

Чтобы эффективно провести сессию до её начала вам необходимо:

“Продать” данный инструмент команде, в которой вы планируете это сделать, чтобы они понимали цель;
Получить согласие от всех участников команды на проведение данной сессии. Этот аспект очень важен, так как в течение всего мероприятия участники будут выходить из зоны комфорта, они должны быть к этому готовы и согласны;
Направить всем участникам команды тест, который им необходимо заполнить до сессии и принести с собой (тест вы можете найти здесь: https://yadi.sk/i/4tTXFTnY3G9tuQ );

На командной сессии:

Первая часть: открытие продолжительность ~1 ч.

Как и в начале ретроспективы необходимо создать атмосферу. Для этого можно использовать любой дизайн, например с сайта https://retromat.org/

Подготовьте заранее флипчарт, на котором будет написано “Команда – это ...”
Попросите каждого участника на одном стикере написать одно слово, которое продолжит предложение “Команда – это...”, затем попросите каждого участника поочередно подойти к флипчарту и озвучивая, наклеить свой стикер. После того как все наклеят свои стикеры, подведите общий итог, что в целом получилось.

Подготовьте заранее заготовки флипчартов с правилами и расписание сессии.
Перед тем как перейти к цели встречи с участниками команды необходимо договорится о правилах (например, правило поднятой руки, одного микрофона, парковка, не отвлекаемся на девайсы и т.п.) и о расписании (лучше делать сессию 50 мин. работы и 10 мин. отдыха).
ВАЖНО: Обязательно получите “ОК” от команды на правила и расписание, в течение встречи, вы не раз будете возвращать команду к правилам. “ОК” также важно получить, чтобы не было сопротивления от команды, так как это их встреча, если им что-то не нравится или они хотят что-то добавить, измените написанное или создайте новый флипчарт.

Перейдите к цели. Озвучьте цель и спросите команду согласны ли они с данной целью (цель следует написать на флипчарте, чтобы команда видела)
Пример цели: Остановиться, выдохнуть и посмотреть как у нас идут дела внутри, провести самодиагностику и выработать шаги по повышению эффективности нашей командной работы.
ВАЖНО: если команда не согласна с целью, то совместно создайте новую, удовлетворяющей всех цель сессии.

Вторая часть: общее понимания и диагностика продолжительность ~3 ч.

Ещё раз познакомьте команду с инструментом, расскажите кто его создатель (Патрик Ленсиони) и где можно в интересной форме о нём прочитать (одноименный бизнес-роман “5 пороков команды”). Покажите команде треугольник, но пустой :)

Скажите команде: “Перед тем как приступить к работе с треугольником давайте сведём результаты ваших тестов в единое”
Это можно сделать на флипчарте, но для скорости и удобства лучше сделать в Excel. Не показывайте команде результаты, вы вернётесь к ним немного позже – сохраните интригу.
(Excel вы можете найти здесь: https://yadi.sk/i/_9ceVJDVptQmTA )

Верните команду к флипчарту с пустым треугольником и начните совместно с ними заполнять и прорабатывать уровни. Так как вы уже ранее встречались с командой и рассказывали про данный треугольник, здесь важно включить участников в совместное “вспоминание”
Спросите: “Помнит ли кто-то, что у нас на первом уровне?” После того, как назвали, запишите в треугольник. Далее спросите: “Есть ли кто-то кто считает, что доверие не важно в команде?” Если такие есть спросите: “Можешь, пожалуйста, рассказать почему?” Не критикуйте и не переубеждайте, просто выслушайте и посмотрите на реакцию других участников. Если участник не готов сказать – это его право. Если вдруг начинается дискуссия аккуратно остановите её и верните команду к цели сессии.

Попросите участников команды на стикерах (1 стикер = 1 мысль) написать, что они понимают под фразой “Взаимное недоверие”, далее каждый из участников выходит и, озвучивая, клеит свои стикеры. Когда все наклеили свои стикеры, уточните не хотят ли они ещё что-то добавить и если у кого-то возник инсайт, обязательно запишите. Это упражнение повторяем для всех уровней, однако, с небольшим дополнением: уточните не хотят ли участники переместить свои стикеры на другой уровень.

Вернитесь с командой к тесту и посмотрите на результаты, которые получились. В первую очередь посмотрите на те пороки, которые набрали 3-5 баллов. Если у команды получилось более одного порока в данном диапазоне начните с самого первого, например, тест показал, что у команды Порок#1 и Порок#3 попали в диапазон 3-5 баллов, начните с Порока#1 и проработайте его до конкретных шагов и первых результатов и только потом переходим к следующему пороку

Для этого шага у вас заранее должен быть подготовлен флипчарт с вопросом “А как это у нас?”.
Попросите участников команды на стикерах (в данном случае можно использовать длинные стикеры) написать ответ на вопрос “А как это у нас?”. На этом шаге важно понять как этот порок проявляется у команды. После того как участники команды написали, попросите наклеить, озвучивая написанное.

ВНИМАНИЕ! На этом этапе при озвучивании может произойти конфликт, поэтому заранее договоритесь с командой, что они могут задавать уточняющие вопросы, и конструктивно реагировать. В случае, если эмоции взяли верх переведите встречу в рациональное поле вернув команду к цели сессии. Если вы видите что конструктивный конфликт переходит на межличностный между двумя участниками, покажите, что вам не безразлична данная ситуация и вы готовы подключиться к её разрешению после сегодняшней встречи. Возможно, после этого шага команде потребуется перерыв.

После того, как участники написали и наклеили стикеры попросите их провести кластеризацию и написать название кластеров. Очень важно, чтобы команда оставалась сфокусированной и не чувствовала давления груза, для этого после кластеризации команда голосует за тот кластер, который по их мнению самый важный на сегодняшний день. Именно на этот кластер будет разрабатываться план по улучшению.

ВНИМАНИЕ: остальные кластеры не выкидываются, а остаются для рассмотрения на будущих ретро команды, желательно не раньше получения первых результатов по первому кластеру.

После данного блока команду желательно отпустить на обед.

Третья часть: разработка плана действий продолжительность ~2 ч.

Для данного шага необходимо подготовить флипчарт с вопросом “Как улучшим ситуацию?”
Итак, команда выбрала для себя первый кластер, с которым будет работать. Попросите команду на стикерах написать решения (1 стикер = 1 решение). Далее каждый участник озвучивая, клеит свои стикеры на флипчарт.

После того, как все участники наклеили свои предложения проверьте их на адекватность по матрице (“решает/не решает” проблематику и сможем “сами/нужна помощь”). Зачитайте каждый стикер и совместно с командой отнесите стикер в соответствующую ячейку. После того как все стикеры распределены фокусируйте внимание команды на ячейки “решает/сами” и “решает/нужна помощь”.
Стикеры, которые по мнению команды попали в “решает/нужна помощь” – это область работы Владельца продукта и Scrum-мастера/Agile-коуча. Уточните у команды чья по их мнению им нужна помощь.
Далее переходите к стикерам в ячейке “решает/сами” и разрабатываем план действий (см. http://kanban.club/all/do-action-plan/)

ВАЖНО:

В течение данного сессии не переходите на работу в малых группах, здесь важна динамика целой команды и ощущение их самих себя как единого целого. Важна динамика их всех целиком
Если команда начинает позитивно что-то обсуждать и хихикать, не вмешивайтесь, просто молча подождите, когда команда вернётся – это важный командообразующий момент;
Если команда начинает что-то конструктивно обсуждать, не вмешивайтесь, это их встреча и, возможно, им надо выговориться, подождите, когда команда к вам вернётся.
Как только чувствуете, что команда “накалена” или “устала” – сделайте перерыв. Возвращая команду с перерывов сделайте краткий обзор того, что было сделано до ухода на перерыв (recap).

Мы будем рады вашим комментариям. Удачной вам сессии.

Первая ретроспектива

Sat, 13 Oct 2018 18:30:15 +0300

Ребята, материалов в интернете о том, как проводить ретроспективу масса, а каждый раз приходится составлять скрипт с нуля. Буквально каждый день запускается команды, назначаются скрам-мастера, а им в свою очередь нужен простой готовый формат “делай как я”, чтобы потом можно было применить на практике.

По мере подготовки сценариев, они будут публиковаться в нашем блоге и ссылки в группе в Facebook.

Сценарий ретроспективы: Первая ретроспектива.

Этот сценарий рекомендуется тогда, когда у команды давно не было ретроспективы (месяц и более) и вам нужно вдохнуть в них свежий воздух перемен.

Ретроспектива – это встреча, которая позволяет команде выявить собственные зоны роста, разработать изменения, организовать решение текущих проблем и предотвратить текущие трудности.
Цель ретроспективы: совершенствование рабочих процессов.
Время проведения: около 2-х часов
Участники: вся команда
Цели этапов ретроспективы:

Открытие.: “разогреть” и познакомить участников
Сбор информации.: создание общего контекста для текущей ситуации
Проникновение в суть: проанализировать причины текущей ситуации
Генерация идей: поиск идей для решения текущей ситуации
Разработка плана: выбор идеи и составление плана ее реализации
Закрытие: подведение итогов церемонии и завершение групповой коммуникации на позитивной ноте.

Прежде чем начать, вам нужно убедиться, что у вас есть достаточное место для того, чтобы вся команда могла сидеть по кругу и между вами не было никаких столов. Т.е. чистая комната, стулья, флипчарт и на стены есть возможность клеить листы флипчарта на малярный-скотч. Обеспечьте возможность участникам видеть и разговаривать друг другом без каких-либо препятствий. Эта обстановка побуждает, естественным образом, отказываться от ноутбуков и мобильных телефонов. Запаситесь большим количеством стикеров, маркеров и малярным скотчем.

Имаджинариум (открытие)

Для проведения этого упражнения, вам понадобятся карточки с креативными картинками.

Каждый участник получает по 3 карты.
Фасилитатор спрашивает у группы за какой период будем проводить ретроспективу? (Это может быть спринт, календарный месяц, квартал или какая-то произвольная дата, но которая что-то значит для команды)
Дальше за 3 минуты участники придумывают, как с помощью имеющихся картинок рассказать о том, что было за прошедший период. Важно, чтобы участники делали это молча и самостоятельно. Это индивидуальное упражнение.
Каждый, по очереди, в произвольном порядке, выходит перед командой и рассказывает свою историю и показывая картинки.
Хлопаем каждому участнику, в конце выступления, – это позволяет создать доверительную атмосферу и снимает страх выступления для интровертов.

График эмоций (сбор информации)

Рисуем график с горизонтальной линией по середине. Размечаем на нем период за который мы делаем ретроспективу с указанием промежуточных точек. Это могут быть понедельники, дни или месяца в зависимости от продолжительности рассматриваемого периода. Цель, чтобы у команды было 3-5 опорных точек, к которым они смогут привязывать свои события и понимать масштаб одинаково.

Рисуем вертикальную шкалу – это эмоции. Точка – 0, это нейтральное положение, чем выше от нее, тем сильнее положительная эмоция, и чем ниже, тем сильнее негативная. Эмоции нужно называть, чтобы другие участники могли понять, что чувствовал в этот момент выступающий и, возможно, проявить к нему эмпатию.

Формат следующий:

2 минуты на подумать – молча и самостоятельно
По одному выходить к графику и рисовать линию, как изменялась его эмоциональное состояние на протяжении указанного времени
В точках, где настроение стало расти, падать или идти ровно, нужно спрашивать, а что там было. Записывать факт (упал стенд, был в отпуске, остался без поддержки, выпустили релиз и т.д.) этого события и клеить стикер в место, когда он случился.
Группа при этом может задавать уточняющие вопросы. Дискуссия идет только между выступающим и одним из участников. Беседы между участниками, нужно пресекать. У них будет время это все обсудить.
По результатам у нас получается общая карта настроений команды и факты, которые имели место быть у команды. Этим мы собрали информацию из каждого, получили объективную картину команды на произошедшие события, помогли им вспомнить или узнать, что было.

Пять Почему. (проникновение в суть)

Собираем все негативные факты, что удалось собрать на предыдущем этапе и клеим их в один вертикальный ряд
Делим участников на группы по 3 человека:
- кол-во участников делим на 3.
- Округляем до целого в меньшую сторону.
- Просим по порядку рассчитаться от 1 до вычисленного числа.
- Указываем группе места, где с каким номером нужно собраться людям с одинаковым номером
По каждому факту (сверху вниз), нам нужно понять корневую причину. Этим займутся группы. 3 минуты на написание одной корневой причины от группы на стикер.
Фасилитатор составляет таблицу со столбцами Номер, Факт, Корневая причина, Решение, Ответственный, Срок выполнения.
Представитель от каждой группы выходит к таблице и на группу рассказывает, какую они корневую причину возникновения данного факта нашли. После этого клеит стикер в строку соответствующего факта. Выслушиваем представителей от всех групп. Фасилитатор допускает дискуссию только между выступающим и один из представителей группы. Лучше придерживаться формата уточняющего вопроса.

1+1 = 1 (Генерация идей)

Прежде чем начать придумывать решения, нам нужно прогреть нейросеть участников в направлении креатива. Для этого предлагается использовать упражнение 1+1=1. Метафора такая: если мы соединим одну каплю с другой, то в результате у нас будет не две капли, а одна.

Просим участников взять по одному стикеру
Каждый в тайне друг от друга пишет название предмета, которое начинается с первой буквы его имени
Находит себе пару, лучше чтобы это был не сосед
За 1 минуту, каждая пара должна придумать, что за предмет у них получится, если объединить те, что записаны у них на стикерах, а так же придумать ситуацию где и как это можно использовать
один из представителей пары рассказывает на всю группу, что получилось

Brainstorm (разработка плана)

Проводим голосование группы за карточки с фактами. Каждый участник ставит не более 3-х точек за карточки, которые для него наиболее важные. Один человек может поставить только одну точку на одну карточку
Подсчитываем голоса и сортируем их по убыванию в нашей таблице.
Договариваемся с группой, сколько проблем мы хотим разобрать на сегодняшней ретроспективе с учетом оставшегося времени
По каждой проблеме, в тех же группа за 3 минуты придумываем, обсуждаем и записываем на стикеры решения, которые помогут решить соответствующую проблему. Фасилитатор помнит, что участники пишут одно решение на одном стикере и открывают стикеры в блок или вниз, чтобы не топорщились прикленными. Количество предлагаемых решений – ограничено здравым смыслом
Представитель каждой группы выходит и выклеивает все найденные решения, группа может задавать уточняющие вопросы
После того, как все выступят, фасилитатор задает вопрос группе: “Хочет ли кто-то взять на себя ответственность за какое-либо решение?”
- Если доброволец найден, спрашиваем какое решение он/а готов на себя взять, рядом с этим решением записываем его Имя и Фамилию и срок, когда он это сделает
- Если не найден, то спросить группу почему они не хотят брать на себя ответственность, возможно это, либо низкая зрелость группы и тут нужна помощь Лидера группы (это может быть скрам-мастер, владелец продукта, мастер потока и т.д.), либо решение лежит вне зоны контроля или влияния команды и ее нужно эскалировать наверх (договориться, кто это сделает)
- Решение может быть коллективным и бессрочным. Какая-то хорошая практика (всегда читать полностью задачу, заносить все в Jira и т.д.). В этом случае применяем упражнение Римское голосование. Спрашиваем группу: все ли готовы выполнять новую практику. Палец вверх – я согласен, Палец горизонтально – я соглашусь с большинством, Палец вниз – я не согласен. Если несогласных нет – то решение принимается, а иначе нет и переходим к следующему пункту.
Смотрим на время, если до конца ретро осталось меньше 15 минут, то переходим к следующем этапу, если больше, то берем следующий по важности вопрос и прорабатываем уже его.

Ретро ретро (закрытие)

Ретро, как и любая другая активность нуждается в улучшении и подстройке под каждую конкретную команду. Фасилитатору это помогает подбирать соответствующие упражнения для группы. Кто-то отказывается от разминок, кто-то просит в следующий раз чего-нибудь новенького и т.д. Каждая команда уникальна.

Ну и конечно, это в каком-то виде обратная связь от группы к проведенному мероприятию

Спасибки (закрытие)

Открытие, как и закрытие ретроспективы должно проходить на сильных позитивных эмоциях, которые сплочали бы команду. На этом упражнении не должно быть дискуссии. Каждый по очереди говорит кому конкретно он хочет сказать спасибо и за что. Фразы: “всей команде”, “всем спасибо” – не годятся.

После того, как все воспользовались возможностью сказать Спасибо, все хлопают в ладоши и расходятся в хорошем настроении.

----
Друзья, успехов вам, в фасилитации ваших ретроспектив!