Визуализированный план действий — это отличный результат продуктивной встречи, например ретроспективы. Он позволяет структурировать дальнейшие шаги, закрепить ответственных, сроки, а также задать критический вопрос, как мы поймем, что «это сделали?» и «что это решило нашу задачу?» Для такой структуры предлагается шаблон План Действий

План действий

Рекомендуется на команду брать не больше 3-х улучшений, которые они обязуются сделать до следующей ретроспективы. Если команда к следующей ретроспективе сделала не все три, то нужно уменьшить до двух. Если не было сделано ни одной задачи, то выбрать только одну и всем фокусироваться на ее выполнении.

Вопрос генерации и выбора решений, находится за рамками этого поста.

Как пользоваться шаблоном:

1. Вписываете название команды (помогает при фотографировании, вспомнить по фото, к какой команде идти за напоминанием)
2. Выбрать количество действий, которое команда будет выполнять (от 1 до 3). Если команда просит выбрать больше — не соглашайтесь и предлагайте чаще проводить ретроспективы.
3. Сначала пишите «Что» требуется сделать.
4. Блок «Зачем» — является опциональным. Его стоит заполнять, если вы хотите усилить или поддержать мотивацию на высоком уровне продолжительное время. Рекомендуется в него вписать контекст, в котором было придумано соответственное решение, а так же что будет, если это произойдет?, а что будет, если это не решать?
5. Найдите волонтера (убедитесь в добровольности исполнителя), кто готов взяться за решение этой задачи.
6. Совместно со всей командой опишите по пунктам, как вы проверите, что эта задача была сделана
7. Установите срок. Называется волонтером-исполнителем, без давления, но с возможностью по челленджить. Если срок дальше, чем следующая регулярная(!) ретроспектива, то разбить задачу на этапы и указать, что будет сделано к следующему ретро. Если ретро проходят не регулярно, то оставить так как есть. Следите, чтобы этот срок не был навязан кем-либо из команды.
8. Теперь пришло время, собрать команду помощников-волонтеров. Задача не всегда может быть простой и нужна будет команда, для ее реализации. Помните, что исполнитель имеет право отказаться от помощи, какого-либо участника, без объяснения причин.

Лист отдается команде, прикрепляется на стену, рядом с рабочими местами, чтобы служить информационным радиатором и напоминать о том, что необходимо сделать.

Автор: Роман Петров

Ребята, материалов в интернете о том, как проводить ретроспективу масса, а каждый раз приходится составлять скрипт с нуля. Буквально каждый день запускается команды, назначаются скрам-мастера, а им в свою очередь нужен простой готовый формат «делай как я», чтобы потом можно было применить на практике.

По мере подготовки сценариев, они будут публиковаться в нашем блоге и ссылки в группе в Facebook.

Сценарий ретроспективы: Первая ретроспектива.

Этот сценарий рекомендуется тогда, когда у команды давно не было ретроспективы (месяц и более) и вам нужно вдохнуть в них свежий воздух перемен.

Ретроспектива — это встреча, которая позволяет команде выявить собственные зоны роста, разработать изменения, организовать решение текущих проблем и предотвратить текущие трудности.
Цель ретроспективы: совершенствование рабочих процессов.
Время проведения: около 2-х часов
Участники: вся команда
Цели этапов ретроспективы:

1. Открытие.: «разогреть» и познакомить участников
2. Сбор информации.: создание общего контекста для текущей ситуации
3. Проникновение в суть: проанализировать причины текущей ситуации
4. Генерация идей: поиск идей для решения текущей ситуации
5. Разработка плана: выбор идеи и составление плана ее реализации
6. Закрытие: подведение итогов церемонии и завершение групповой коммуникации на позитивной ноте.

Прежде чем начать, вам нужно убедиться, что у вас есть достаточное место для того, чтобы вся команда могла сидеть по кругу и между вами не было никаких столов. Т. е. чистая комната, стулья, флипчарт и на стены есть возможность клеить листы флипчарта на малярный-скотч. Обеспечьте возможность участникам видеть и разговаривать друг другом без каких-либо препятствий. Эта обстановка побуждает, естественным образом, отказываться от ноутбуков и мобильных телефонов. Запаситесь большим количеством стикеров, маркеров и малярным скотчем.

Имаджинариум (открытие)

Для проведения этого упражнения, вам понадобятся карточки с креативными картинками.

1. Каждый участник получает по 3 карты.
2. Фасилитатор спрашивает у группы за какой период будем проводить ретроспективу? (Это может быть спринт, календарный месяц, квартал или какая-то произвольная дата, но которая что-то значит для команды)
3. Дальше за 3 минуты участники придумывают, как с помощью имеющихся картинок рассказать о том, что было за прошедший период. Важно, чтобы участники делали это молча и самостоятельно. Это индивидуальное упражнение.
4. Каждый, по очереди, в произвольном порядке, выходит перед командой и рассказывает свою историю и показывая картинки.
5. Хлопаем каждому участнику, в конце выступления, — это позволяет создать доверительную атмосферу и снимает страх выступления для интровертов.

График эмоций (сбор информации)

Рисуем график с горизонтальной линией по середине. Размечаем на нем период за который мы делаем ретроспективу с указанием промежуточных точек. Это могут быть понедельники, дни или месяца в зависимости от продолжительности рассматриваемого периода. Цель, чтобы у команды было 3-5 опорных точек, к которым они смогут привязывать свои события и понимать масштаб одинаково.

Рисуем вертикальную шкалу — это эмоции. Точка — 0, это нейтральное положение, чем выше от нее, тем сильнее положительная эмоция, и чем ниже, тем сильнее негативная. Эмоции нужно называть, чтобы другие участники могли понять, что чувствовал в этот момент выступающий и, возможно, проявить к нему эмпатию.

Формат следующий:

1. 2 минуты на подумать — молча и самостоятельно
2. По одному выходить к графику и рисовать линию, как изменялась его эмоциональное состояние на протяжении указанного времени
3. В точках, где настроение стало расти, падать или идти ровно, нужно спрашивать, а что там было. Записывать факт (упал стенд, был в отпуске, остался без поддержки, выпустили релиз и т. д.) этого события и клеить стикер в место, когда он случился.
4. Группа при этом может задавать уточняющие вопросы. Дискуссия идет только между выступающим и одним из участников. Беседы между участниками, нужно пресекать. У них будет время это все обсудить.
5. По результатам у нас получается общая карта настроений команды и факты, которые имели место быть у команды. Этим мы собрали информацию из каждого, получили объективную картину команды на произошедшие события, помогли им вспомнить или узнать, что было.

Пять Почему. (проникновение в суть)

1. Собираем все негативные факты, что удалось собрать на предыдущем этапе и клеим их в один вертикальный ряд
2. Делим участников на группы по 3 человека:
   • кол-во участников делим на 3.
   • Округляем до целого в меньшую сторону.
   • Просим по порядку рассчитаться от 1 до вычисленного числа.
   • Указываем группе места, где с каким номером нужно собраться людям с одинаковым номером
3. По каждому факту (сверху вниз), нам нужно понять корневую причину. Этим займутся группы. 3 минуты на написание одной корневой причины от группы на стикер.
4. Фасилитатор составляет таблицу со столбцами Номер, Факт, Корневая причина, Решение, Ответственный, Срок выполнения.
5. Представитель от каждой группы выходит к таблице и на группу рассказывает, какую они корневую причину возникновения данного факта нашли. После этого клеит стикер в строку соответствующего факта. Выслушиваем представителей от всех групп. Фасилитатор допускает дискуссию только между выступающим и один из представителей группы. Лучше придерживаться формата уточняющего вопроса.

1+1 = 1 (Генерация идей)

Прежде чем начать придумывать решения, нам нужно прогреть нейросеть участников в направлении креатива. Для этого предлагается использовать упражнение 1+1=1. Метафора такая: если мы соединим одну каплю с другой, то в результате у нас будет не две капли, а одна.

1. Просим участников взять по одному стикеру
2. Каждый в тайне друг от друга пишет название предмета, которое начинается с первой буквы его имени
3. Находит себе пару, лучше чтобы это был не сосед
4. За 1 минуту, каждая пара должна придумать, что за предмет у них получится, если объединить те, что записаны у них на стикерах, а так же придумать ситуацию где и как это можно использовать
5. один из представителей пары рассказывает на всю группу, что получилось

Brainstorm (разработка плана)

1. Проводим голосование группы за карточки с фактами. Каждый участник ставит не более 3-х точек за карточки, которые для него наиболее важные. Один человек может поставить только одну точку на одну карточку
2. Подсчитываем голоса и сортируем их по убыванию в нашей таблице.
3. Договариваемся с группой, сколько проблем мы хотим разобрать на сегодняшней ретроспективе с учетом оставшегося времени
4. По каждой проблеме, в тех же группа за 3 минуты придумываем, обсуждаем и записываем на стикеры решения, которые помогут решить соответствующую проблему. Фасилитатор помнит, что участники пишут одно решение на одном стикере и открывают стикеры в блок или вниз, чтобы не топорщились прикленными. Количество предлагаемых решений — ограничено здравым смыслом
5. Представитель каждой группы выходит и выклеивает все найденные решения, группа может задавать уточняющие вопросы
6. После того, как все выступят, фасилитатор задает вопрос группе: «Хочет ли кто-то взять на себя ответственность за какое-либо решение?»
   • Если доброволец найден, спрашиваем какое решение он/а готов на себя взять, рядом с этим решением записываем его Имя и Фамилию и срок, когда он это сделает
   • Если не найден, то спросить группу почему они не хотят брать на себя ответственность, возможно это, либо низкая зрелость группы и тут нужна помощь Лидера группы (это может быть скрам-мастер, владелец продукта, мастер потока и т. д.), либо решение лежит вне зоны контроля или влияния команды и ее нужно эскалировать наверх (договориться, кто это сделает)
   • Решение может быть коллективным и бессрочным. Какая-то хорошая практика (всегда читать полностью задачу, заносить все в Jira и т. д.). В этом случае применяем упражнение Римское голосование. Спрашиваем группу: все ли готовы выполнять новую практику. Палец вверх — я согласен, Палец горизонтально — я соглашусь с большинством, Палец вниз — я не согласен. Если несогласных нет — то решение принимается, а иначе нет и переходим к следующему пункту.
7. Смотрим на время, если до конца ретро осталось меньше 15 минут, то переходим к следующем этапу, если больше, то берем следующий по важности вопрос и прорабатываем уже его.

Ретро ретро (закрытие)

Ретро, как и любая другая активность нуждается в улучшении и подстройке под каждую конкретную команду. Фасилитатору это помогает подбирать соответствующие упражнения для группы. Кто-то отказывается от разминок, кто-то просит в следующий раз чего-нибудь новенького и т. д. Каждая команда уникальна.

Ну и конечно, это в каком-то виде обратная связь от группы к проведенному мероприятию

Спасибки (закрытие)

Открытие, как и закрытие ретроспективы должно проходить на сильных позитивных эмоциях, которые сплочали бы команду. На этом упражнении не должно быть дискуссии. Каждый по очереди говорит кому конкретно он хочет сказать спасибо и за что. Фразы: «всей команде», «всем спасибо» — не годятся.

После того, как все воспользовались возможностью сказать Спасибо, все хлопают в ладоши и расходятся в хорошем настроении.

——
Друзья, успехов вам, в фасилитации ваших ретроспектив!