Работа в канбан должна быть построена по принципу PULL (вытягивай), а не по принципу PUSH (вталкивай). Это значит, что каждый раз, как у нас освобождается место в системе мы начинаем задумываться, а что мы втянем из предыдущего этапа.

Канбан так же основывает на бережливом подходе, где фокус направлен на устранение потерь. В нашем случае, одна из потерь — это предварительный анализ задачи. Так как же понять, что мы можем взять в работу не подгружаясь в детали поставленной задачи?

Для этого нам поможет прием Конкурс красоты. Давайте рассмотрим на примерах из жизни, как это работает.

Первый пример — Очередь на регистрацию в Аэропорту.

У нас есть, какое-то количество операторов, которые могут принять ваш багаж и зарегистрировать на любой рейс. Есть явные правила, что регистрация начинается за какое-то количество часов, выделен определенный набор операторов и есть единая очередь для обработки всех путешествующих.

Элементы работы (WIT Working ITem) в данном случае, это сами туристы. Первоначально они для нас все одинаковые, т. е. у нас один класс-обслуживания. Здесь стоит заметить, что есть разделение виды билетов Бизнес и Эконом, но так как они не конкурируют друг с другом мы можем допустить, что это разные канбан системы (потоки создания ценности).

Еще у нас есть кто-то, кто управляет системой (желтый человечек), он может менять классы обслуживания у каких-то элементов работы на основе легкодоступной информации.

Пока все идет хорошо и очередь работает по принципу FIFO (Первый вошел, первый вышел), но все меняется если заканчивается время на регистрацию на определенный рейс и нам нужно этих людей обслужить раньше, так как для них стоимость задержки резко возрастает по сравнению с теми, кто встал в очередь заранее.

Теперь, нам нужно разделить очередь на два класса обслуживания: обычные пассажиры и пассажиры у которых заканчивается регистрация на рейс. Что делает наш желтый человечек? О начинает спрашивать: «Есть ли кто-то, кто летит, например, в Санкт-Петербург?» (это внешняя легкодоступная информация и является внешним признаком). Туристы, кто идентифицировал себя подходящими данному критерию поднимают руку и проходят без очереди. Желтый человечек при этом убеждается, что туристы действительно летят нужным рейсом.

Второй пример, это ресторан

У нас опять есть желтый человечек на входе, который определяет, кого следующим втянуть с систему. На основании чего он может принимать, кого впустить в ресторан следующим? Вполне логично, чтобы максимум столов и стульев было занято (т. е. максимальная утилизация места в ресторане). Столы бывают следующих типов: на двух человек и четырех.

У нас опять же есть очередь с людьми, те кто пришел один, парами или семьей/компанией (для наглядности выделены разными цветами).

Понимая свою цель мы мысленно делим людей на 1 и 2 человека — это будет один класс обслуживания и более — другой класс. Эта информация нам нужна для того, чтобы пригласить в ресторан наиболее выгодно. Очевидно, что сажать одного или двух людей за столик на четверых не выгодно.

Теперь, когда у нас поступает сигнал от системы (освободился столик на двух человек) мы идем по очереди и ищем, кто первым будет удовлетворять нашим условиям: берем парочку или одного посетителя. Этот критерий легкодоступный и не требует от нас затрат на дополнительную обработку данных. Например, мы могли бы узнать, что люди хотели бы заказать, на какую сумму будет заказ и например, как часто они к нам приходят, но в данной задаче для нас это излишне и на уровень оказываемого сервиса не влияет.

А теперь, давайте посмотрим, как это может выглядеть на канбан-доске

Между какими-то этапами есть колонки «очередь» и «в работе». У нас есть явные различия между ожидающими выполнения задачи (кружки, треугольник и квадрат). В представленном примере у нас свободен слот для синего квадрата, то его-то мы и втянем следующим, вне зависимости, что кружки и треугольник по времени пришли раньше.

Более того, не все задачи которые поступают требуют обязательного выполнения и вы можете сформировать явные правила на то, какие задачи вы точно выполнять не будете. В ресторане это может быть дресс-код, а в аэропорту — ограничение на багаж, который вы можете взять с собой или поместить в багаж.